Boekhouding Nazicht & Controle

Bij RAIDILLON ACCOUNTING menen we dat een regelmatig nazicht, controle en afstemming met de client van de boekhoudkundige gegevens een essentieel onderdeel uitmaakt van onze taak.

Het moment van afsluiting van de jaarrekening is het ogenblik om alle verrichtingen, die in de loop van het boekjaar zijn geregistreerd, te controleren op fouten. De jaarrekening geeft immers een getrouw beeld van het vermogen, de financiële positie en het resultaat, dit mag niet vertekend zijn door eventuele fouten. Natuurlijk is het niet haalbaar en zinloos om alles bij wijze van controle nogmaals over te doen. De controle dient zo te gebeuren dat ze efficiënt (met zo weinig mogelijk inspanningen) en sluitend (in staat de fouten te detecteren) is.

Samen met de cliënt overlopen we op een regelmatige basis een aantal controles die ervoor zorgen dat de boekhouding juist en betekenisvol is.

Controle van de omzet

Bij de afsluiting van de jaarrekening moeten volgende twee zaken overeenstemmen:

  • de omzet vermeld in de BTW-aangiften en in de boekhouding;
  • het nog verschuldigd of nog terug te vorderen BTW-bedrag einde boekjaar enerzijds en de vermelding hiervan in de boekhouding anderzijds.
  • Afstemming met de voorraad of projecten in uitvoering

Controle personeelsuitgaven

Voor elk personeelslid dient een individuele fiche aangemaakt die geglobaliseerd wordt in een samenvattende opgave. De RSZ-aangiften en aangiften bedrijfsvoorheffing moeten ook in overeenstemming te zijn met de boekhouding.

Controle financiële verrichtingen

Er moet nagegaan worden of het saldo van de verschillende financiële rekeningen (depositorekeningen, zichtrekeningen, …) overeenstemt met het saldo van de desbetreffende balansposten. Omdat alle financiële inkomsten bruto opgenomen worden in de boekhouding en men onder de kosten de roerende voorheffing terugvindt, kan men op eenvoudige wijze nagaan of alles correct is geregistreerd.

Controle kredieten

De financiële instelling bezorgt per lening een fiscaal attest,dat weergeeft hoeveel in de voorbije periode werd betaald aan termijnbedrag. Dit globale termijnbedrag is bovendien uitgesplitst in een bedrag kapitaalaflossing en een bedrag intrest. Deze bedragen moet men ook in de boekhouding terugvinden. Bij de afsluiting van de jaarrekening zal de boekhouding het bedrag aan kapitaal moeten kennen dat in de volgende periode zal dienen terugbetaald. Dit vindt men terug op de aflossingstabel. Normaliter ontvangt men die bij het aangaan van een krediet. Mocht men deze nog niet ontvangen hebben, dan kan deze het best alsnog worden opgevraagd. Hetzelfde geldt voor herfinancieringsleningen. De oude aflossingstabel is dan immers niet langer geldig. Indien een termijn niet samenvalt met de datum waarop men de jaarrekening afsluit, zal men tevens geconfronteerd worden met intrestkosten die over verschillende periodes lopen. Een correcte afsluiting van de jaarrekening is derhalve mogelijk indien men over de aflossingstabel en het attest kan beschikken.

Controle op de aankopen

Aankopen wordt hier gedefinieerd in de ruime zin. Het betreft aankopen van grondstoffen, hulpstoffen, handelsgoederen en diverse goederen en diensten. De eerste categorie is erop gericht ofwel verwerkt te worden tot een verkoopbaar eindproduct (grondstoffen, hulpstoffen), ofwel zonder enige verwerking te worden doorverkocht (handelsgoederen). Ze hebben derhalve een directe band met de omzet van de onderneming. Zij zullen meebepalend zijn voor de brutowinstmarge. De categorie ‘diverse goederen en diensten’ zijn noodzakelijke kosten voor de continuïteit van de onderneming, doch zij dragen niet onmiddellijk bij tot de omzet en hebben dus geen invloed op de brutowinstmarge. Er dient nauwlettend op toegezien dat de aankopen geregistreerd werden onder de juiste categorie. Zoniet zou er een onverklaarbare afwijking kunnen optreden in de bruto-winstmarge in vergelijking met vorige perioden.